Política de Tratamiento de Datos y Aviso de Privacidad

1. GENERALIDADES

RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S. es una sociedad dedicada a la prestación de servicios de revisoría fiscal, auditoría externa, consultoría contable, financiera, business process outsourcing, y desarrollos digitales.

Así mismo, en cumplimiento de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por el cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales, y el cual, fue Derogado Parcialmente por el Decreto 1081 de 2015, así como de aquellas normas que la reglamenten o modifiquen; mediante la presente política, se adoptan los lineamientos y procedimientos que, rigen la recolección, tratamiento, almacenamiento, uso, transmisión, transferencia, circulación, supresión, y demás actividades relacionadas con el manejo de Datos Personales de los clientes y demás Titulares.

En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S. de proteger el derecho a la privacidad de las personas, ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web , correo electrónico, llamadas telefónicas, y medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados.

2. OBJETIVO

Definir los lineamientos por medio de los cuales los titulares de los datos recolectados por RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S. pueden conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos recogidos en la ley 1581 del 2012 y las demás normas que complementen, adicionen o modifiquen.

3. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Sistemas de Video vigilancia o Cámaras de Seguridad: mecanismos que tienen por finalidad garantizar la seguridad de bienes y personas, mediante el monitoreo y la observación de actividades en escenarios empresariales y laborales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

4. MARCO NORMATIVO

Articulo 15 y 20 de la Constitución Política.
Ley 1581 de 2012.
Decreto 1377 de 2013.
Decreto 886 de 2014.
Decreto 1081 de 2015 (El cual deroga parcialmente el Decreto Reglamentario 1377 de 2013).
Decreto Reglamentario Único 1074 del 2015. (capítulo 25 reglamenta parcialmente la ley 1581 del 2012).

5. PRINCIPIOS

De acuerdo con lo consagrado en el artículo 4 de la ley 1581 de 2012, los siguientes principios serán el marco de referencia para la interpretación y aplicación de lo dispuesto en el presente manual para el tratamiento de los datos personales:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 de 2012, de las normas complementarias y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la mencionada Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la ley 1582 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de esta.

6. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política aplicará a cualquier dato que haya sido recolectado por RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S. en calidad de responsable o encargado del tratamiento y por cualquier medio que haya sido obtenida.

Esta política se encuentra alineada a los objetivos empresariales, los requerimientos legales y es transversal a todos los procesos internos.

7. DESTINATARIOS

La presente política aplica y obliga a las siguientes personas:

Socios de RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S.
Representantes legales y administrativos
Colaboradores de RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., especialmente aquellos que custodien y/o traten bases de datos de carácter personal
Contratistas, proveedores y toda persona natural o jurídica que preste sus servicios a RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se efectúe cualquier tratamiento de datos de carácter personal. El alcance de esta norma interna a este grupo de interés se podrá hacer efectivo mediante cláusulas contractuales o acuerdos de confidencialidad
Aliados, clientes y aquellas otras personas con las cuales exista una relación de orden estatutario, contractual, legal, entre otras
Clientes potenciales
Personas públicas y privadas con quienes se suscriban contratos de transmisión o transferencia de datos personales
Las demás personas que establezca la ley o que contractualmente estén autorizadas

8. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S.

NIT: 811.044.406-8

Dirección: Cra. 48 #20-114 Oficina 932 Torre 2, El Poblado, Medellín.

Correo electrónico: notificaciongct@rbcol.co

9. DE LA AUTORIZACIÓN

En cumplimiento de lo dispuesto en la normatividad vigente, y en desarrollo de los principios de finalidad y libertad, los datos tratados por RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S. se limitarán a aquellos que son pertinentes y adecuados para las finalidades descritas en la presente política, así, estos estarán encaminados a promover los siguientes tratamientos:

Recolección
Almacenamiento y conservación
Uso
Circulación
Divulgación
Administración
Actualización
Transmisión
Modificación
Supresión

Así mismo, cuando el tratamiento de los datos personales requiera autorización del titular de estos, la compañía deberá:

Informar al Titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtener en forma previa su consentimiento expreso e informado.
La autorización se obtendrá en forma previa al tratamiento de los datos personales y, en todo caso, a más tardar al momento de la recolección inicial de tal información.
La autorización podrá darse conforme lo establece la ley, a través de cualquier medio que permita su adecuada conservación, así como su consulta posterior.
Implementar mecanismos que le permitan tener a disposición de los Titulares la información de sus Datos Personales, las finalidades para las que han sido tratados y el tratamiento que se dará a los mismos.

9.1 FORMA DE OTORGAR LA AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La autorización puede constar en un documento físico o digital, en cualquier formato que permita garantizar su posterior consulta o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

La autorización será emitida por RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales.

De igual manera las relaciones que tiene RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S. con los titulares a través de contratos, contendrán dentro de los mismos, la cláusula de autorización para el tratamiento de datos personales y su alcance.

9.2 AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

El tratamiento de los datos sensibles se realizará de manera restrictiva por parte de RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., y limitados a las excepciones de los casos expresamente señalados en el artículo 6 de la ley 1581 de 2012, ante lo cual en las autorizaciones:

Se informará al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
Se informará al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

9.3 SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA

Las actividades como la captación, grabación, transmisión, almacenamiento, conservación o reproducción en tiempo real o posterior son consideradas como tratamiento de datos personales, por tal motivo, RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S. posee sistemas de video vigilancia, así, la compañía informará a los titulares de los datos personales que se encuentran en dicha zona y obtendrá la autorización de aquellos que las circunstancias lo permitan.

En aquellos casos, en que las circunstancias no permitan obtener la autorización expresa y escrita del titular de los datos personales, RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., utilizará señales o avisos distintivos de las zonas de video vigilancia, las cuales se encuentran distribuidas en diferentes áreas de la empresa. Las señales o avisos mencionados deben cumplir con el contenido mínimo de un aviso de privacidad, establecido en el numeral 11 del presente manual.

Los sistemas de video vigilancia no podrán ser colocados en lugares donde se pueda afectar la imagen o la vida privada e íntima de las personas.

Los sistemas de vigilancia se encontrarán ubicados en las zonas comunes o de ingreso de las instalaciones de la empresa, los cuales constarán de dispositivos de filmación que graban de forma permanente la actividad en las zonas comunes.

Estas grabaciones se utilizan para las siguientes finalidades:

Para monitorear la seguridad de los colaboradores, trabajadores, visitantes, bienes e instalaciones de la empresa.
Para presentarlas como prueba en procesos judiciales, arbitrales, de amigables componedores o en audiencias de conciliación, en los cuales, el titular sea parte o alguno de sus colaboradores, accionistas y demás partes interesadas.
Para fines probatorios, cuando las autoridades judiciales las requieran.
Para fines probatorios en los procesos, actuaciones o investigaciones administrativas, iniciadas por cualquier autoridad estatal.
Para resolver controversias o asuntos que se encuentren en conocimiento de alguna entidad del Estado que ejerza funciones de inspección, vigilancia o control.
Para fines probatorios en procesos internos, disciplinarios o laborales.

9.4 TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y solo se podrá realizar tratamiento a los datos recolectados previa autorización de su representante legal y siempre que no se vulnere o se ponga en peligro alguno de sus derechos fundamentales, se busca la protección de sus intereses y su desarrollo armónico e integral.

En la recolección, uso y tratamiento de los datos personales, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Adicionalmente, en los eventos en que los derechos de los menores sean ejercidos por un tercero, RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., verificará que ese tercero esté autorizado conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013.

9.5 CASOS EN LOS CUALES NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER

Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
Cuando se trate de datos de naturaleza pública
Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos
Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada

10. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S. informa a los titulares la finalidad del tratamiento de datos personales en cada caso, con el fin exclusivo del desarrollo de su objeto social las siguientes y sin perjuicio de las finalidades establecidas en los contratos suscritos por la compañía:

10.1 RESPECTO DE CLIENTES O POTENCIALES CLIENTES

Comercialización de productos y servicios de la empresa directamente o a través de terceros
Establecer contacto directo para informar al cliente sobre el avance de la gestión o servicio contratado
Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con el servicio adquirido o contratado previamente
Para trámites de facturación, envío de estados de cuentas, cartas de cobro, contratos y todo tipo de documentos legales en torno al negocio objeto de contrato
Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos) a través de medios físicos, telefónicos y/o electrónicos.
Para realizar una evaluación permanente de los procesos y de la calidad del servicio
Mejorar, promocionar y desarrollar las líneas de negocios de la empresa.
Para actualización y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de la relación contractual
Atender requerimientos judiciales o administrativos y cumplir con mandatos judiciales o legales
Determinar las obligaciones adeudadas y ejercer las gestiones tendientes para su pago
Compartir con terceros aliados la información necesaria para la gestión de créditos
Consultar su información financiera e historia crediticia en las centrales de riesgo y realizar el reporte de las obligaciones en mora.
Consultar y/o verificar su información en listas de control Nacionales e Internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el Código penal colombiano
Estudiar el comportamiento digital (redes sociales, páginas web, aplicaciones), para realizar una asesoría integral de productos y servicios, y elaborar un perfilamiento de los intereses y hábitos de consumo
Hacer seguimiento a las inquietudes, sugerencias e inconformidades de nuestros clientes y facilitar mecanismos para solucionarlas
Las demás relacionadas con el objeto social, y en especial para fines legales, contractuales y comerciales

10.2 RESPECTO DE PROVEEDORES O POTENCIALES PROVEEDORES

Realizar procesos de convocatoria, selección, vinculación y evaluación de desempeño de proveedores y contratistas para el abastecimiento de bienes y/o servicios requeridos por RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S.
Atender solicitudes de presupuestos, y evaluación de cotizaciones
Alimentar nuestro sistema de administración de proveedores
Para actualización y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de la relación contractual
Celebrar contratos y otros actos jurídicos necesarios para la relación comercial
Dar cumplimiento a obligaciones contractuales contraídas con nuestros proveedores
Hacer seguimiento a las inquietudes, sugerencias e inconformidades de nuestros proveedores y facilitar mecanismos para solucionarlas
Informar sobre cambios o nuevos requerimientos en los productos o servicios que estén relacionados en los contratados por ambas partes.
Contactar a los titulares a través de medios físicos, telefónicos y/o electrónicos para fines publicitarios y estudios de costos
Realizar los diferentes procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas a RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., y gestión de cobranzas que se encuentren a cargo de ésta
Utilizar los datos personales del proveedor, contratista y/o sus trabajadores con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura física de RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., y/o proveedores con los cuales tenga relación contractual para el desarrollo y ejecución de actividades de ese tipo
Atender requerimientos judiciales o administrativos y cumplir con mandatos judiciales o legales
Consultar y/o verificar su información en listas de control Nacionales e Internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el Código penal colombiano
Consultar su información financiera e historia crediticia en las centrales de riesgo y realizar el reporte de las obligaciones en mora.
Utilizar los datos personales del proveedor, contratista y/o sus trabajadores con el fin de realizar análisis y controles de productividad por parte de RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., y/o proveedores con los cuales tenga relación contractual para el desarrollo y ejecución de actividades de ese tipo.
Las demás relacionadas con el objeto social, y en especial para fines legales, contractuales y comerciales

10.3 RESPECTO DE CANDIDATOS, TRABAJADORES, APRENDICES O PRACTICANTES Y/O SUS BENEFICIARIOS

Desarrollar procesos de reclutamiento, evaluación y selección de personal para las vacantes vigentes, directamente o por medio de proveedores con el cual se tenga o llegare a tener un vínculo contractual para el desarrollo y ejecución de estos procesos
Para el contacto con el candidato que cumpla el perfil y sea notificado de asistir a entrevista de trabajo
Validar la información de acuerdo con lo consignado en la hoja de vida presentada y en la entrevista de trabajo
Para solicitar y recibir de las instituciones de educación secundaria, superior y de las entidades de derecho público y/o empresas de carácter privado, información personal, académica, laboral, y de seguridad social, que reposa en sus bases de datos
Recolectar datos sensibles como la huella, y el registro fotográfico y de video para efectuar el control de ingreso y salida de las instalaciones, para realizar monitoreos de seguridad y uso institucional.
Uso de su imagen, nombre o voz por parte de RUSSELL BEDFORD GCT, con fines institucionales y promocionales, no comerciales. La autorización incluye la difusión en medios físicos y digitales como redes sociales, sitio web corporativo, publicaciones impresas y otros canales internos o externos.
Para consultar electrónicamente los certificados de antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales.
Para realizar entrevistas, indagaciones y efectuar las diligencias de descargos disciplinarias, y documentarlas en medio físico o digital
Para enviar mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, información de nómina, cuotas pendientes por libranza, y demás información corporativa
Atender requerimientos judiciales o administrativos, y cumplir mandatos judiciales o legales
Para la afiliación al Sistema General de Seguridad Social y Caja de Compensación familiar del empleado y sus beneficiarios (incluyendo a los niños, niñas y adolescentes).
Para el cumplimiento de las actividades relacionadas con el sistema de seguridad y salud en el trabajo

Consultar su información financiera e historia crediticia en las centrales de riesgo y realizar el reporte de las obligaciones en mora.
- Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el Titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero(a) permanente) a través de los canales o medios que RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., establezca para tal fin u objeto
- Consultar y/o verificar su información en listas de control Nacionales e Internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el Código penal colombiano
- Las demás relacionadas con el objeto social, y en especial para fines legales, contractuales

11. AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad corresponde al documento físico o electrónico por medio del cual se le da a conocer a los titulares de la información la existencia de las políticas, el objetivo de estas y las formas de acceder a ellas.

11.1 CONTENIDO DEL AVISO DE PRIVACIDAD

Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del Tratamiento.
El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.
Los derechos que le asisten al Titular.
Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el Titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información.

11.2 MEDIOS DE DIFUSIÓN DEL AVISO DE PRIVACIDAD

Para la difusión del aviso de privacidad, se utilizarán de preferencia los siguientes:

Página web: https://russellbedford.com.co/
Correo electrónico: notificaciongct@rbcol.co
Físico: CR. 48 No. 20 - 114 Oficina 932 Torre 2

RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S. podrá utilizar igual aquellos aplicativos que considere pertinentes para tal fin.

11.3 CONSERVACIÓN DEL MODELO DE AVISO DE PRIVACIDAD

La compañía adoptará las medidas para conservar el modelo del Aviso de Privacidad que utilice para cumplir con el deber que tiene de dar a conocer a los Titulares la existencia de políticas del Tratamiento de la información y la forma de acceder a las mismas, mientras se traten datos personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven.

Esto es, si desaparecieren los mecanismos dispuestos en el numeral anterior, la compañía incluirá otros medios digitales o físicos para el almacenamiento del aviso de privacidad. Asimismo, RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S. podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología que garantice el cumplimiento de lo previsto en la Ley 527 de 1999, en lo referente a:

Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y
Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.

12. DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

12.1 DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Los titulares de los datos tratados por RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S. tienen los derechos descritos en el presente numeral en garantía de los derechos consagrados en la constitución política y la ley.

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de estos.

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos constituye una potestad personalísima y corresponderán al titular del dato de manera primigenia, salvo las excepciones de ley.

Derecho de Acceso: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales y sobre las comunicaciones y/o cesiones efectuadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.
Derecho de actualización: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido alguna variación.
Derecho de rectificación: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.
Derecho de cancelación: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a la normatividad vigente, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley, o bien que contractualmente hayan sido pactados en contrario de acuerdo con la finalidad respectiva y su vigencia, o bien se trate de datos cuya cancelación o supresión no es posible.
Derecho a la revocatoria del consentimiento: El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o que contractualmente no permita hacerlo en el marco de la finalidad vigente.
Derecho de oposición: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., como responsable de Protección de Datos Personales, evaluará los legítimos derechos y situaciones que argumente el titular del dato personal a la luz de la normatividad vigente y tomará la decisión pertinente, que será comunicada en debida forma al titular solicitante.
Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones: El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuere competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. Previo a ello deberá haber agotado el ejercicio de su derecho frente a RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., conforme lo dispone la ley 1581 de 2012. No obstante, la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad competente en materia de Protección de Datos Personales, podrá iniciar investigaciones de oficio o con ocasión de quejas presentadas por el titular del dato personal.
Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos: En desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S.

De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas.

En casos de emergencia médica o sanitaria.
Cuando sea un tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. En lo posible RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., adoptará como buena práctica el anonimato de los datos cuando deba tratarlos para la finalidad de prospectiva y entregarlos a terceros con estas finalidades.
Cuando se trate de información que pueda ser accedida en aplicación de la ley 1712 de 2014 sobre Transparencia y Acceso a la Información Pública; siempre que tal situación sea armónica con la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, sí tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

12.2 DEBERES DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Suministrar información veraz y fidedigna para efectos de garantizar el cumplimiento del principio de calidad o veracidad de la información
Mantener actualizada la información personal que RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., requiera para cumplir con las finalidades originadas en la ley, en una relación contractual o en desarrollo de su objeto social
Informar a RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., cualquier inconformidad en relación con el tratamiento de su información personal, para que esta investigue una potencial irregularidad en el cumplimiento del régimen de protección de datos personales
Poner en conocimiento de RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., cualquier sospecha de violación de una medida de seguridad que pueda comprometer sus datos personales
Las demás que establezca la ley, el contrato o la relación existente con RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S.

12.3 DEBERES DE RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S. reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de estos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Norma, copia o soporte de la respectiva autorización otorgada por el titular o evidenciar la conducta inequívoca o acción del titular que expresa esta.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud del consentimiento otorgado o autorización legal que habilite el tratamiento
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento cumplir con las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información del titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta Norma y en la ley
Adoptar las políticas, normas, procedimientos e instructivo para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., entiende que cumple con esta obligación a través de la adopción de la Política de Privacidad, esta Norma que la desarrolla y demás instrumentos normativos que la complementan
Informar al Encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo
Informar a solicitud del titular sobre el uso realizado en relación con sus datos
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares, lo cual deberá realizarse dentro de los quince (15) días siguientes al conocimiento que tuvo la organización de este, que corresponde al término fijado en la ley
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
Suscribir los acuerdos de confidencialidad o contratos que regulen la relación contractual o legal originada en el régimen de protección de datos personales

13. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Serán aquellos terceros designados por el responsable para el tratamiento de los datos, y deberán cumplir las instrucciones impartidas por este y los deberes consagrados en el numeral 12.3 de la presente política

13.1 LEGITIMACIÓN

Los titulares de los datos personales tratados por RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S. podrán ejercer su derecho de habeas data por intermedio de las siguientes personas:

Por el titular, quien deberá acreditar su identidad aportando el documento de identificación correspondiente
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad, mediante el registro civil que acredite su parentesco con el titular
Representante o apoderado, previa acreditación de la representación o apoderamiento, mediante poder otorgado para tal fin
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos

13.2 DERECHO A ACCESO Y CONSULTAS

RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S. coloca a disposición de los titulares de los datos personales custodiados por la compañía, el correo electrónico: notificaciongct@rbcol.co en el cual podrán solicitar información sobre los datos que reposan en nuestras bases de datos.

La información solicitada será suministrada por el mismo correo electrónico al cual se realizó la solicitud, y contendrá todos los datos del titular que reposen en las bases de datos. En caso en que el titular requiera alguna certificación física de la información, los gastos de envío serán a cargo de éste.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir del día siguiente del recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

13.3 RECLAMOS

El Titular o las personas legitimadas que consideren que la información contenida en las bases de datos de RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en el presente manual, la ley 1581 de 2012 y sus normas complementarias y concordantes, podrán presentar un reclamo ante RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo deberá realizarse mediante solicitud dirigida el responsable o encargado del tratamiento y deberá contener:

La identificación del Titular (nombre y número de identificación).
Copia de los documentos que acrediten la identidad o la calidad de Legitimado.
La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo: La descripción debe ser clara y precisa de los datos personales respectos de los cuales el titular o el interesado busca ejercer alguno de los derechos.
La dirección electrónica o medio para recibir la respuesta.
Los documentos soporte o que quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

Cuando el reclamo verse sobre la rectificación de los datos, el titular tiene la obligación de indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

13.4 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los Titulares podrán en todo momento solicitar a RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo y siguiendo el procedimiento descrito en el numeral 12.3 de la presente política.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocatoria del consentimiento puede darse:

Puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., deba dejar de tratar por completo los datos del titular.

Puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como, por ejemplo, para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.

La solicitud de revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos

14. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013

Para cumplir con el artículo 9º de la Ley 1581 de 2012, los responsables del tratamiento de datos personales deben establecer mecanismos para obtener la autorización de los titulares o de quien esté legitimado según la ley. Estos mecanismos pueden ser automáticos y facilitar la manifestación del titular. La autorización puede otorgarse por escrito, de forma verbal o mediante conductas claras que indiquen razonablemente el consentimiento, pero el silencio no puede considerarse una conducta inequívoca.

De acuerdo con el artículo 10º del Decreto 1377 de 2013, RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S. publicó en diarios de circulación nacional el aviso de privacidad, informando sobre su política de tratamiento de datos personales y notificando a la Superintendencia de Industria y Comercio. Según el Decreto, si en 30 días hábiles los titulares no solicitan la supresión de sus datos, el responsable y encargado pueden continuar con el tratamiento de los datos personales para las finalidades indicadas en la política.

15. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S. y este haya sido resuelto o se haya cumplido el término para la atención de la solicitud sin respuesta alguna por parte de la compañía.

16. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Para RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S. es fundamental y prioritario adoptar medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas que sean necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, se permite informar que internamente la compañía ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.

16.1 MEDIDAS DE SEGURIDAD

RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., se reserva divulgar los procedimientos detallados de las medidas de seguridad adoptadas, sin embargo, coloca en conocimiento del titular de los datos personales las siguientes medidas generales:

Los colaboradores de RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S. que tienen acceso a los equipos de cómputo poseen usuarios y contraseñas personales, los cuales por ningún motivo pueden ser utilizados por una persona diferente, esto con la finalidad de individualizar las acciones desarrolladas.
RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S. utiliza medios para impedir que terceros no autorizados ingresen a las instalaciones pudiendo sustraer información física.
Todos los equipos utilizan copia de seguridad que permite respaldar la información almacenada.
Políticas en la Infraestructura tecnológica y políticas de control de acceso a la información, aplicaciones y bases de datos (Plataforma Windows server directorio activo, módulos de seguridad).
Política escrita sobre seguridad de la información y uso de las herramientas de la información.
Acuerdo de confidencialidad con proveedores y terceros.
Cláusula de confidencialidad en los contratos laborales de empleados.

Así, las disposiciones aplicables en materia de seguridad de la información se encuentran contenidas en los siguientes documentos:

Política SGSI (001)
Procedimiento copias de seguridad (002)
Procedimiento Gestión de acceso usuarios (001)
Procedimiento Gestión de Incidentes de Seguridad de la Información (001)

La solicitud de conocimiento de las anteriores políticas deberá realizarse conforme al procedimiento de consultas referido en la presente política.

17. DISPOSICIONES FINALES

17.1 RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS

RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S., designa a GLT Gestion Legal y Tributaria S.A.S, para cumplir con la función de protección de datos personales. Esta entidad, dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012. Lo anterior, se hará con el apoyo de la Gerencia de la empresa.

17.2 VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual o no se encuentre vigente algún producto o servicio derivado de la relación entre el Titular y RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S.

17.3 CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA

Su cumplimiento será verificado proactivamente por el encargado del tratamiento de los datos personales mencionado en el punto 17.1.

17.4 APROBACIÓN

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación.

Control de cambios

FECHA	DETALLE	RESPONSABLE
2022	Creación Política de Tratamiento de Datos - V1	GCT & asociados S.A.S.
15/09/2025	Actualización de la política de tratamiento de datos personales - V2	Russell Bedford GCT – GLT Gestión Legal y Tributaria S.A.S.

SARA LÓPEZ CASTAÑO
Representante Legal

RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S.

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

En cumplimiento de lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S, sociedad mercantil identificada con NIT No. 811044406-8, Centro Empresarial, CR. 48 #20-114 Oficina 932 Torre 2, El Poblado, Medellín declara que, para el adecuado desarrollo de las actividades comprendidas en su objeto social, solicita, recolecta, almacena, utiliza, circula y suprime datos de carácter personal.

2. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Las finalidades por las cuales pueden ser objeto de tratamiento los datos personales de personas naturales que tengan o hayan tenido algún tipo de vínculo con RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S son principalmente las que se enumeran a continuación:

Registro de proveedores de la Compañía.
Registro de clientes de la Compañía.
Envío de propuestas comerciales, comunicados, conceptos, boletines y campaña publicitarias respecto de los servicios que ofrece la Compañía.
Prestación de los servicios de la compañía.
Atención de requerimientos judiciales o administrativos y cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

3. DERECHOS DE LOS TITULARES

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.
Solicitar la supresión sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informado respecto del uso dado a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a lo dispuesto en la ley de Protección de Datos Personales una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S
Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento

A contestar o no contestar (carácter facultativo) preguntas sobre datos personales sensibles.

4. POLÍTICA DE TRATAMIENTO

A través del correo electrónico notificaciongct@rbcol.co usted podrá consultar la Política de Tratamiento de Datos Personales de RUSSELL BEDFORD GCT S.A.S